Oleh : Ida Anggraeni Ananda
Ida_fikomumb@yahoo.com
Idaa.ananda@gmail.com
Dimuat dalam Jurnal Visi Komunikasi Vol.1 No.3, Oktober 2002
Abstract
Dalam rangka mengantisipasi persaingan, pendidikan di Indonesia harus berubah. Berubah menuju kepada kualitas yang lebih baik. Kualitas pendidikan mengikuti pola Deming dengan berbagai modifikasi. Disamping paradigma model manajemen pendidikan tinggi yang berubah dari konsep tradisional ke konsep baru, terdapat juga elemen – elemen yang menjadi ukuran kualitas sebuah perguruan tinggi. Adapun elemen tersebut memuat syarat kualitas, metode pengukuran kualitas dan akibat jika kualitas diabaikan.
In order to anticipate the competition in global era, education system in Indonesia must be changed toward a better quality. The quality of education refers to Deming’s model with several modifications. Besides the changes of higher education paradigm, the old one into the new one, there are also many element which are the quality measurement of higher education. The elements consist of quality requirements, quality measurement strategy and the cost of non conformance.
Pendahuluan
Dalam waktu yang tidak lama lagi Indonesia akan memasuki persaingan global..Persaingan global akan dimulai pada tahun 2003 ini dengan perdagangan bebas Asean AFTA, diteruskan dengan perdagangan bebas Asia Pasifik di tahun 2010 untuk negara maju atau 2020 untuk negara berkembang. Menghadapi hal ini Indonesia tidak dapat tinggal diam. Untuk minimal tetap dapat eksis maka Indonesia harus berbenah di segala bidang. Berbicara mengenai perdagangan bebas maka hal ini erat sekali hubungannya dengan industri baik produk maupun jasa.
Memang tidak etis jika Perguruan Tinggi dilihat sebagai sebuah industri tetapi jika dilihat prosesnya maka dapat dikatakan bahwa pengelolaan sebuah Perguruan Tinggi mirip dengan pengelolaan sebuah industri. Di dalam penjelasan mengenai fungsi dan kedudukan perguruan tinggi di Indonesia disebutkan bahwa perguruan tinggi di Indonesia diantaranya berfungsi sebagai lahan/tempat untuk mempersiapkan tenaga kerja bagi pembangunan nasional, yang memiliki kemampuan akademik dan menyiapkan tenaga peneliti yang mampu mengembangkan, menciptakan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi serta menyiapkan calon pemimpin negara. Maka dapat dikatakan bahwa fungsi perguruan tinggi adalah mengolah input dalam sebuah proses menjadi output yang berupa ketiga hal di atas.
Sebagai sebuah organisasi atau jika dianalogkan bahwa perguruan tinggi adalah seperti perusahaan yang melakukan produksi, perguruan memiliki ciri unik. Perguruan tinggi sebagai perusahaan memiliki persamaan sekaligus perbedaan dengan perusahaan atau industri lainnya. Persamaan di antara keduanya adalah perguruan tinggi juga memerlukan keuntungan secara finansial karena tidak dapat dipungkiri bahwa untuk mengembangkan mutunya dan mengelola aset yang dimiliknya memerlukan biaya. Perbedaan antara perguruan tinggi dengan perusahaan atau industri lainnya, perguruan tinggi bukan perusahaan pemburu keuntungan finansial belaka.
Berdasarkan dasar pemikiran tersebut maka tidak salah jika dalam pengembangan sistem kualitas perguruan tinggi, digunakan acuan pengembangan sistem kualitas dalam industri modern meskipun dengan beberapa modifikasi.
Konsep Dasar Sistem Industri Modern
Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan terus-menerus (Continuous improvement), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi kepada konsumen. Seterusnya berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari pengguna produk (konsumen) itu kita dapat mengembangkan ide-ide untuk menciptakan produk.
Roda Deming terdiri dari empat komponen utama, yaitu: riset pasar, desain produk, proses produksi, dan pemasaran. Deming menekankan pentingnya interaksi tetap antara riset pasar, desain produk, proses produksi, dan pemasaran, agar perusahaan industri mampu menghasilkan produk dengan harga kompetitif dan kualitas yang lebih baik sehingga memuaskan konsumen. Deming menjelaskan bahwa roda itu harus dijalankan atas dasar pengertian dan tanggung jawab bersama untuk mengutamakan efisiensi industri dan peningkatan kualitas. Ia menjelaskan bahwa dengan cara menjalankan Roda Deming secara terus-menerus, perusahaan industri modern dapat memenangkan persaingan yang amat sangat kompetitif dan memperoleh keuntungan yang dapat dipergunakan unruk pengembangan usaha dan kesejahteraan tenaga kerja.
Proses berikutnya tampak bahwa berdasarkan informasi tentang keinginan konsumen (pasar) yang diperoleh dari riset pasar yang komprehensif selanjutnya didesain produk sesuai keinginan pasar itu. Desain produk telah menetapkan model dan spesifikasi yang harus dilkuti oleh bagian produksi. Bagian produksi harus meningkatkan efisiensi dan proses dan kualitas produk, agar diperoleh produk-produk berkualitas sesuai desain yang telah ditetapkan berdasarkan keinginan pasar itu dengan biaya yang serendah mungkin. Hal ini dapat dicapai dengan menghilangkan pemborosan (waste) yang tenjadi dalam proses produksi itu. Selanjutnya hasil dari proses produksi yang efisien dan berkualitas itu didistribusikan ke konsumen (distributor atau pengguna akhir dari produk) melalui bagian pemasaran dengan harga yang kompetitif. Bagian pemasaran dari industri modern harus bertanggung jawab langsung kepada konsumen, karena mereka yang berhubungan langsung dengan konsumen itu. Setiap bagian dalam organisasi industri modern harus mendukung bagaimana pemasaran dalam meningkatkan kualitas kepada konsumen. Proses ini berulang kembali secara kontinyu sepanjang waktu (Gazpersz, 1997;6)
Gaspersz, 1997, mengatakan bahwa disamping hal-hal tersebut, agar tercipta sebuah sistem kualitas modern diperlukan transformasi manajemen. Manajemen teori “x” dan MBO (management by objectives) seharusnya beralih kepada kepada manajemen kualitas terpadu yang lebih terfokus pada perbaikan kualitas kerja untuk mencapai sasaran akhir berupa kepuasan pelanggan. Pada awal mulanya pola manajemen berdasarkan teori “x”memiliki struktur organisasi hirarki ketat, tidak boleh ada perubahan, kewenangan pembuatan keputusan berada pada manajemen puncak, fokus tradisi manajemen diktatorial, pemberian motivasi berdasarkan ketakutan, serta lokus berpusat pada diri sendiri. Seharusnya teori “x” ini bertransformasi ke arah TQM lanjut yang bercirikan struktur organisasi adalah tim otonomi, usaha perbaikan ke arah kerjasama dalam memperbaiki proses, keputusan menjadi kewenangan bagi manajemen paling bawah, fokus tradisi manajemen kearah kepemimpinan, pemberian motivasi humanistik dan lintas budaya, serta lokus meliputi sistem total (pemasok).
Perubahan Paradigma Model Manajemen Pendidikan
Sejalan dengan transformasi manajemen, sudah seharusnya manajemen pendidikanpun berubah. Karl Albrecht dalam At America’s Service yang dikutip oleh Spanbauer mengusulkan konsep manajemen pendidikan baru dengan paradigma yang lebih luas yaitu sebagai berikut:
Berdasarkan pendapat Albrecht, perubahan paradigma ini merubah bentuk piramida tradisional otoritas yang semula manajemen berada di atas sekarang lebih mengutamakan otoritas kepada konsumen dan stakeholders lainnya.
Gambar 1
Piramida terbalik Albrecht Untuk Pendidikan
Manajemen Perguruan Tinggi Berbasis Kualitas
Peningkatan kualitas dalam perguruan tinggi tidak dapat dilihat sebagai proses yang “sekejap jadi “. Kegiatan ini merupakan sebuah proses jangka panjang yang membutuhkan perubahan organisasi dan restrukturisasi yang tidak boleh kepalang tanggung. Komitmen untuk berubah ke arah mutu yang lebih baik harus dipahami oleh semua level manajemen dan harus didasari oleh kehendak mau berubah. Hal yang lebih penting disamping kemauan mau berubah adalah kenyamanan dalam melaksanakan peran dalam proses perubahan ini. Disamping level manajer yang harus paham dan tahu tugasnya tentang perubahan ini, staf pun harus tahu komitmen dari manajer mereka. Komitmen yang dideklarasikan secara jelas akan memotivasi para staf untuk mau bersama – sama melakukan perubahan bagi organisasi mereka secara sungguh-sungguh.
Spanbauer, 1992 menyatakan bahwa kunci keberhasilan program peningkatan kualitas di sebagian besar sektor industri swasta sangat dipengaruhi oleh keterlibatan manajemen, pengambilan keputusan yang tepat, cara berpikir yang mengindahkan perhitungan statistik dan pengukuran, dan pengetahuan karyawan. Beberapa komponen ini juga berlaku bagi pendidikan dalam hal:
- Meningkatkan keterlibatan fakultas dan staf dalam hal manajemen serta pengambilan keputusan di kampus
- Pengambilan keputusan berdasarkan kebutuhan konsumen dan mempertimbangkan data statistik yang dimiliki
- Meningkatkan ketrampilan kepemimpinan bagi posisi manajemen
- Memberikan otoritas lebih dan tanggungjawab didelegasikan
- Otonomi yang lebih besar kepada tiap fakultas
- Meningkatkan profesionalisme staf melalui pelatihan-pelatihan
- Tehnik partisipasi yang inovatif daripada menggunakan teknik manajemen yang otokratis.
- Komitmen berkesinambungan terhadap perbaikan kualitas, yang menekankan kepada excellence untuk semua proses
- Praktek pengambilan keputusan didasarkan pada kebutuhan konsumen sesuai pada item mutu yang ditetapkan
Selalu diterapkan evaluasi terhadap setiap kegiatan/program yang telah dijalankan
Elemen-Elemen Kualitas Dalam Perguruan Tinggi
Kualitas sebuah perguruan tinggi berarti adalah kualitas keseluruhan dalam perguruan tinggi tersebut, yang mencakup manajemen dan sumber daya manusia, tujuan organisasi, pelayanan, operasional, dan sebagainya. Adapun elemen-elemen kualitas tersebut, strategi dalam mengukur kualitas serta akibat jika kualitas tersebut diabaikan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi ditetapkan dengan jelas dan tegas sehingga tidak membingungkan semua pihak. Semua anggota dilibatkan dalam membuat perencanaan tujuan. Komunikasi organisasi berlangsung ke seluruh penjuru (atas – bawah, bawah – atas, kesamping, dan silang). Proses perencanaan berlangsung secara kontinyu dan fleksibel supaya organisasi menjadi dinamis dan responsif. Kebutuhan seluruh konsumen diidentifikasi untuk dijadikan dasar pengembangan tujuan organisasi.
Strategi pengukuran:
Dokumentasi evaluasi rencana, audit instruksional, survey karyawan, survey iklim organisasi, survey kepuasan karyawan.
Akibat jika kualitas diabaikan:
- Hilangnya dukungan dari lingkungan
- Pelayanan konsumen yang buruk
- Angka drop out tinggi
- Moral karyawan rendah
- Tujuan tidak tercapai
2. Sumber Daya Manusia
a. Pegawai
Syarat Mutu: Pegawai harus memenuhi kualifikasi minimum untuk posisinya.Kualifikasi ini harus secara periodik dianalisa.
Strategi pengukuran: Audit instruksional, evaluasi kinerja pegawai, audit sertifikasi
Akibat jika kualitas diabaikan: Turn Over pegawai tinggi, produktifitas rendah, Muncul biaya tambahan untuk pelatihan pegawai.
b. Struktural dan manajemen puncak
Syarat Mutu: Struktural harus secara aktif membina tim kerja (bagiannya) dan melakukan pengambilan keputusan secara cepat untuk mengembangkan kepuasan kerja.
- Pihak manajemen harus memiliki kemampuan komunikasi (mendengar, menulis, berbicara dan interpersonal).
- Menunjukkan kemampuan positif dalam hal etika, etiket, kejujuran, konsisten, adil, pengambilan keputusan yang memiliki dasar.
- Memiliki kemauan untuk berubah
- Memahami perilaku manusia (anggota organisasi)
- Dapat diterima oleh semua pihak
Strategi pengukuran: Evaluasi kinerja dan survey kepuasan siswa, Kesepakatan bersama
Akibat jika kualitas diabaikan:
- Penurunan produktifitas pribadi dan tim, ketidakpuasan siswa, informasi yang saling tumpah tindih dan mis komunikasi.
- Terjadi “kesepakatan” dalam arti negatif
- Kehilangan komitmen dan loyalitas
- Banyak pegawai yang mengundurkan diri
c. Rekruitmen
Syarat Mutu: Semua perekrutan, ujian tertulis, dan interaksi antar manusia misalnya wawancara lepas dari unsur KKN dan diskriminasi agama, ras, gender,dll
Strategi pengukuran:Audit instruksional, evaluasi Quality Plan
Akibat jika kualitas diabaikan:
Citra yang buruk, turn over tinggi, biaya kuliah tinggi, biaya pendidikan karyawan tinggi.
d. Dosen
Syarat Mutu:
- Dosen harus terbiasa dengan ketepatan waktu (kelas dimulai dan berakhir), pengumpulan nilai tepat waktu.
- Dosen harus memiliki teknik mengajar yang bervariasi yang memenuhi harapan/kebutuhan dari siswa.
- Mampu mengoperasikan teknologi instruksional modern (Information and Communication Technology)
Strategi pengukuran: Survey kepuasan siswa, Catatan hasil wawancara
Akibat jika kualitas diabaikan: Biaya kuliah tinggi, Biaya pegawai tinggi
3. Kurikulum dan Proses Belajar Mengajar
a. Kurikulum
Syarat Mutu:
- Kurikulum harus konsisten sesuai dengan isi, sesuai dengan teks book, .sesuai dengan peralatan untuk praktek dan distribusi mata kuliah, perubahan harus disetujui oleh Dekan atau Pembantu Dekan I
- Kurikulum harus disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja
- Setiap program harus memiliki pelatihan/praktek ketrampilan yang dibutuhkan di lapangan kerja.
Strategi pengukuran: Survey kepuasan siswa, Survey pengguna tenaga kerja
Akibat jika kualitas diabaikan: Biaya kuliah tinggi, Biaya yang dikeluarkan oleh pasar kerja tinggi karena harus menerima pekerja yang belum siap pakai.
b. Mahasiswa
Syarat Mutu:
- Organisasi kemahasiswaan harus tersedia dan dioptimalkan terutama yang berhubungan dengan bidang ilmunya
- Mahasiswa tahu tentang persyaratan akademik yang berlaku (cara penilaian, presensi, ujian/assessment ,dll)
- Pelayanan untuk mendukung kelancaran belajar mahasiswa harus tersedia
- Patokan mutu bagi program siswa pindahan atau alih jenjang
Strategi pengukuran: Survey kepuasan siswa
Akibat jika kualitas diabaikan: Biaya kuliah tinggi,
4. Pelayanan
a. Fakultas
Syarat Mutu:
- Setiap fakultas dan stafnya mengetahui dan dilatih tentang pelayanan
- Melakukan review atas pelayanan yang dilakukan dan membuat rekomendasi perbaikan jika diperlukan.
- Semua komplain harus segera ditangani dengan cepat dan efisien
- Semua anggota fakultas harus selalu siap melayani dan memenuhi kebutuhan konsumen
Strategi pengukuran: Survey kepuasan konsumen
Akibat jika kualitas diabaikan: Kehilangan konsumen
b. Humas/bagian pelayanan
Syarat Mutu:
- Membuat standart pelayanan yang spefisik sesuai dengan konsumen yang dilayani.
- Selalu mengukur, memonitor, mengevaluasi pelayanan di kampus.
- Memberikan prioritas pelayanan kepada konsumen internal karena kepuasan konsumen internal berpengaruh kepada konsumen eksternal.
Strategi pengukuran: Survey kepuasan konsumen, survey iklim organisasi
Akibat jika kualitas diabaikan: Kehilangan konsumen
5. Pemanfaatan teknologi
a. Belajar Mengajar (Teknologi Instruksional)
Syarat Mutu: Penggunaan teknologi pada setiap program yang diselenggarakan, jika memungkinkan gunakan tutorial.
Strategi pengukuran: Survey kepuasan siswa, review desain kurikulum
Akibat jika kualitas diabaikan: Citra buruk institusi
b. Unit Layanan dan pendukung
Syarat Mutu:
- Menggunakan teknologi untuk melaksanakan proses supaya dapat lebih produktif dan efisien. enggunaan pengolahan data elektronik, kemampuan berinteraksi melalui jaringan dan melakukan dokumentasi elektronik
Strategi pengukuran:
Review pemanfataan teknologi tiap dan antar departemen
Akibat jika kualitas diabaikan:
Biaya produksi tinggi, biaya kertas tinggi
6. Pemasaran dan Promosi
Syarat Mutu:
- Rencana pemasaran yang fleksibel
- Mengembangkan riset yang mendukung proses pemasaran
- Menjaga kepuasan konusmen internal dan eksternal terhadap produk dan pelayanan
Strategi pengukuran: Perubahan tingkat peminat, riset persepsi konsumen, pengukuran rencana strategi pemasaran
Akibat jika kualitas diabaikan: Biaya pendidikan tinggi, meningkatnya biaya pemasaran jangka panjang
Kesimpulan
Untuk mulai berpikir ke arah kualitas, sebuah perguruan tinggi harus:
- Berorientasi kepada karyawan, siswa dan stakeholders sebagai pusat kualitas.
- Pimpinan puncak/manajemen harus memiliki kemauan dan komitmen terhadap perubahan ke arah kualitas yang lebih baik.
- Mutu merupakan kesatuan total, tidak dapat dipikirkan secara terpisah.
- Mutu merupakan program jangka panjang, bukan instan dan harus melibatkan banyak pihak
- Harus mulai memikirkan penyusunan standart kualitas yang terukur bagi seluruh program, unit, fakultas, dll
Pustaka
Gaspersz, Vincent, Manajemen Bisnis Total Dalam Era Global, Gramedia, Jakarta,
1997
Spanbauer, Stanley J, A Quality System for Education, ASQC Quality Press,
Milwaukee, 1992
No comments:
Post a Comment